1. Verantwortlicher und Rollen
Verantwortlich für die nachstehend beschriebenen eigenen Verarbeitungen ist Daniel Wilmes, handelnd unter Janubeus by Daniel Wilmes, Kleine Penzlinger Straße 10, 33102 Paderborn, Deutschland. Kontakt für Datenschutzfragen: [email protected].
Für eigene Kontoverwaltung, Vertragsabwicklung, Abrechnung und die insoweit erforderliche Kommunikation handeln wir als Verantwortlicher. Personenbezogene Projektinhalte verarbeiten wir grundsätzlich im Auftrag der Agentur nach dem AVV. Handelt die Agentur selbst als Auftragsverarbeiter ihres Kunden, kann BriefNest als weiterer Auftragsverarbeiter tätig sein. Die tatsächliche Aufgabenverteilung ist maßgeblich.
Die Agentur beziehungsweise ihr Auftraggeber entscheidet über Zweck und Inhalt der Websiteanfrage und die Berechtigung zur Übermittlung. Diese Hinweise ersetzen deren eigene Datenschutzinformationen nicht. Eingeladene Mitwirkende wenden sich für Anliegen zu Projektinhalten zunächst an die anfragende Agentur; wir unterstützen sie nach dem AVV und leiten entsprechende Anfragen erforderlichenfalls weiter.
2. Datenarten, Zwecke und Rechtsgrundlagen
Beim Websitezugriff können IP-Adresse, Abrufzeit, angeforderte Adresse, Browser-/Geräteinformationen sowie Fehler- und Sicherheitsdaten verarbeitet werden. Dies dient Auslieferung, Fehlerbehebung und Missbrauchsschutz auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Dienst.
Für Agenturkonten verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Konto- und Arbeitsbereichskennungen, Arbeitsbereichsname, Rollen, Authentifizierungs- und Sitzungsdaten sowie Vertragsstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Abwicklung der Geschäftsbeziehung mit ihrem Unternehmen. Sicherheitsmaßnahmen beruhen ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Zum Vertragsnachweis verarbeiten wir die einbezogene AGB-/AVV-Fassung, Zeitpunkt und zugehörige Konto-/Unternehmensdaten. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, gegebenenfalls lit. c bei gesetzlichen Nachweispflichten. Eine Einwilligung in alle Verarbeitungen wird daraus nicht abgeleitet.
Für Abrechnung verarbeiten wir Unternehmens- und Rechnungsangaben, Stripe-Kunden-/Abonnementkennungen, Betrag, Zahlungsstatus und abrechnungsrelevante Ereignisse. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO für die Vertragsabwicklung und lit. c für gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Vollständige Kartendaten erhalten wir nicht über die BriefNest-Anwendung.
Für Support, Kündigung und Löschaufträge verarbeiten wir Kontaktangaben, Nachrichten, betroffenen Umfang, Berechtigungsnachweis, Bearbeitungsstatus und erforderliche technische Nachweise. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO entsprechend dem Anliegen. Bitte senden Sie keine Zugangstoken, Passwörter oder unnötigen Projektinhalte per E-Mail.
Im Auftrag verarbeitet BriefNest unter anderem Kundenkontakt/E-Mail-Adresse, angefragte Unternehmensdaten, Texte, Bilder samt Dateinamen und technischen Metadaten, Antwortfassungen, Freigaben, Änderungsnotizen und projektbezogene Zugriffs-/Versanddaten. Die Rechtsgrundlage der zugrunde liegenden Verarbeitung bestimmt der Verantwortliche; der AVV regelt unsere Tätigkeit nach Art. 28 DSGVO und ist keine eigenständige Einwilligung der betroffenen Person.
3. Herkunft, Zugang, Bilder und E-Mail
Kontodaten erhalten wir vom Agenturnutzer. Kundenkontakt und Anfragestruktur werden von der Agentur bereitgestellt; Antworten und Bilder von ihr oder eingeladenen Mitwirkenden. Bei mittelbar erhaltenen Kontaktdaten gehören Name, E-Mail-Adresse und Projektzuordnung zu den betroffenen Kategorien. Die Agentur muss die betroffenen Personen über die Einladung und ihre eigene Verarbeitung informieren.
Agenturnutzer melden sich über E-Mail-Links an. Eingeladene Kunden bestätigen ihre E-Mail-Adresse; ihre Sitzung ist projektbezogen und kann widerrufen werden. Private Originalbilder und Quarantäneobjekte werden technisch geprüft. Eine Prüfung aller Inhalte auf sensible Daten oder Rechtsverletzungen findet nicht statt. Antwortverläufe bleiben bis zur maßgeblichen Löschung erhalten.
Resend übermittelt sowohl Supabase-Authentifizierungsnachrichten per SMTP als auch Einladungen, Hinweise, Erinnerungen und andere erforderliche Servicenachrichten. Dabei werden je nach Nachricht Empfängeradresse, Projektbezeichnung, Nachrichtentext, Zugangs-/Bestätigungslink sowie Zustell- und Fehlerdaten verarbeitet. Diese Nachrichten dienen dem angeforderten Dienst und sind kein Newsletter-Abonnement.
Supportkorrespondenz wird über das geschäftliche Google-Workspace-Postfach bearbeitet. Bereits zugestellte E-Mails und heruntergeladene Exporte bleiben unter Kontrolle der jeweiligen Empfänger. Ein ZIP-Export wird derzeit im Arbeitsspeicher erzeugt und direkt ausgegeben; es besteht kein gespeichertes Exportarchiv.
4. Reichweitenmessung und interne Produktdaten
Für einen begrenzten Reddit-Werbetest zählen wir serverseitig Aufrufe der öffentlichen Startseite mit den festgelegten Kampagnenparametern. Gespeichert werden ausschließlich das Tagesdatum (Europe/Berlin), die feste Kampagnen-/Quellenbezeichnung und eine zusammengefasste Aufrufzahl in unserer bestehenden Supabase-Datenbank. Die Zählung verwendet keine Analytics-Cookies, keinen lokalen Browser-Speicher, keine Fingerprints und keine Besucherkennungen. IP-Adressen, Browserkennungen, vollständige URLs und individuelle Abrufzeitpunkte werden nicht in diesen Kampagnenstatistiken gespeichert; Browserkennungen werden nur vorübergehend zum Ausschluss erkennbarer automatisierter Aufrufe ausgewertet. Testaufrufe mit dem Kennzeichen campaign_qa werden nicht gezählt. Die Zahlen können Mehrfachaufrufe und nicht erkannte automatisierte Aufrufe enthalten; eine Zuordnung zu Agenturkonten oder eine Nachverfolgung einzelner Besucher findet nicht statt. Unser Interesse ist die datensparsame Bewertung der Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit bei der Anfrage personenbezogene Daten verarbeitet werden). Die gewöhnliche Verarbeitung beim Websitebetrieb bleibt davon unberührt. Cloudflare Web Analytics und Werbepixel werden hierfür nicht eingebunden.
Begrenzte interne Ereignisse helfen, Einrichtung, tatsächlichen Einladungsversand, Einreichung, Exporterzeugung und Zahlung nachzuvollziehen. Sie können Arbeitsbereichs-/Kontokennungen und Zeitpunkte enthalten und sind deshalb nicht pauschal anonym. Für erforderliche Betriebsereignisse und die angemessen begrenzte Bewertung der Produktnutzung stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interessen sind zuverlässiger Betrieb und die Bewertung des Angebots. Messereignisse werden nach 90 Tagen gelöscht oder zu tatsächlich anonymen Summen zusammengefasst. Projektinhalte, E-Mail-Adressen und Zugangstoken werden nicht als Analyse-Metadaten verwendet.
Für den MVP sind keine Werbepixel, Sitzungsaufzeichnungen oder websiteübergreifenden Werbeprofile vorgesehen. Externe Werbung für BriefNest führt nicht automatisch zur Einbindung eines entsprechenden Trackers. Änderungen werden vor Einführung gesondert bewertet und erforderliche Einwilligungen vorab eingeholt.
5. Cookies und Browserfunktionen
Für Anmeldung und sichere Sitzungen werden technisch erforderliche Cookies beziehungsweise Browserfunktionen eingesetzt. Soweit deren Nutzung für den ausdrücklich angeforderten Dienst unbedingt erforderlich ist, richtet sich der Gerätezugriff nach § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende personenbezogene Verarbeitung nach den jeweils beschriebenen DSGVO-Grundlagen.
Nicht erforderliche Speicherung oder Zugriffe werden nicht allein deshalb als zulässig behandelt, weil sie ohne Cookies stattfinden. Soweit eine Funktion eine Einwilligung erfordert, wird sie erst nach deren Erteilung aktiviert; ein Widerruf wirkt für die Zukunft.
6. Dienstleister und internationale Verarbeitung
Wir setzen Vercel Pro für Anwendungshosting, Supabase Pro für Authentifizierung, Datenbank, private Dateien und die oben beschriebenen Kampagnensummen, Resend für E-Mail-Zustellung, Stripe für Zahlung und Abonnements sowie Google Workspace für geschäftliche E-Mails ein. Cloudflare Web Analytics ist für diese Messung nicht eingebunden. Die gesonderte Dienstleisterübersicht beschreibt Aufgaben, Rollen und Standard-Datenschutzvereinbarungen.
Das Supabase-Pro-Projekt liegt in Frankfurt (EU Central); Frankfurt ist auch als Vercel-Funktionsregion ausgewählt. Vercels CDN arbeitet global. Anbieterprozesse, Support und weitere Dienstleister können auch außerhalb des EWR tätig sein. Insbesondere Resend verarbeitet gespeicherte E-Mail-Daten in den USA. Eine ausschließlich deutsche oder europäische Verarbeitung wird nicht zugesagt.
Dienstleister können abhängig vom Vorgang Auftragsverarbeiter oder selbst Verantwortliche sein. Insbesondere Stripe verarbeitet bestimmte Daten auch für eigene gesetzliche und Zahlungs-/Betrugspräventionszwecke. Eine pauschale Einstufung aller Anbieter als unsere Auftragsverarbeiter erfolgt nicht. Weitere Empfänger können berechtigte Projektmitwirkende, Berater, Behörden oder Gerichte sein, soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist.
Für Auftragsverarbeitungen nutzen wir die Standard-Datenschutzvereinbarungen der Anbieter. Für Drittlandübermittlungen sehen diese insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen vor; soweit im konkreten Fall einschlägig, kann ein Angemessenheitsbeschluss Anwendung finden. Die Dienstleisterübersicht verlinkt die jeweiligen Vereinbarungen. Weitere Informationen und eine Kopie einschlägiger Garantien erhalten Sie auf Anfrage über unseren Datenschutzkontakt.
7. Aufbewahrung und Löschung
Konten und Projektdaten werden während der erforderlichen Leistungserbringung gespeichert. Projektbezogene Fassungen und Originalbilder werden nicht allein durch Archivierung entfernt.
Nach Ablauf der Testphase oder des bezahlten Leistungszeitraums einschließlich einer gegebenenfalls gewährten Zahlungsnachfrist stehen Inhalte noch 30 Tage zum Lesen und Exportieren bereit. Schreibzugriffe und neue Kundeneinreichungen sind in diesem Zeitraum gesperrt. Mindestens 7 Tage vor der vorgesehenen Löschung informieren wir den Arbeitsbereichsinhaber per E-Mail. Erfolgt die Warnung verspätet, verschiebt sich die Löschung entsprechend, damit die volle Warnfrist bleibt. Die Aufbewahrungsprüfung, Warnung und Löschung werden im MVP vom Betreiber manuell ausgeführt. Eine rechtzeitig wirksame Reaktivierung beendet die vorgesehene Löschung.
Berechtigte Löschaufträge für Projekt- oder Arbeitsbereichsinhalte bearbeiten wir ohne unangemessene Verzögerung nach dokumentierter Weisung und unter Beachtung der gesetzlichen Pflichten. Berechtigung und Umfang werden soweit erforderlich geprüft; die Prüfung darf die Bearbeitung nicht unangemessen verzögern. Eine zusätzliche feste vertragliche Erledigungsfrist wird nicht zugesagt. Gesetzliche Fristen und bereits wirksam vereinbarte kürzere Fristen bleiben unberührt. Ein ausdrücklicher Löschauftrag kann den Lese-/Exportzeitraum vorzeitig beenden. Vor Ausführung erläutern wir den betroffenen Umfang; nach Beginn ist die Löschung nicht rückgängig zu machen.
Arbeitsbereichslöschung ist nicht gleichbedeutend mit der Löschung sämtlicher Kontodaten und Anbieterunterlagen. Zur Verhinderung wiederholter kostenloser Testphasen speichern wir eine minimale Zuordnung von Konto-/E-Mail-Kennung und verbrauchtem Testzeitraum während des Kontobestehens und bis zwölf Monate nach Kontoschließung. Diese Daten sind personenbezogen beziehungsweise pseudonymisiert, nicht anonym. Grundlage ist unser berechtigtes Interesse an Missbrauchsvermeidung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Von uns kontrollierte technische und Fehlerprotokolle werden regulär spätestens nach 30 Tagen entfernt; Anbieter können kürzere Protokollfristen verwenden. Interne Produktmessereignisse werden nach 90 Tagen gelöscht oder tatsächlich anonymisiert. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall oder Rechtsstreit können die hierfür erforderlichen einzelnen Nachweise eingeschränkt länger gespeichert werden, bis der jeweilige Zweck entfällt. Diese Ausnahme rechtfertigt keine pauschale Verlängerung aller Protokolle.
Die enthaltenen Supabase-Pro-Datenbanksicherungen bieten einen Wiederherstellungszeitraum von sieben Tagen. Gelöschte Datenbankinhalte können bis zum Ablauf der betreffenden Sicherung enthalten bleiben. Hochgeladene Bilddateien werden dadurch nicht mitgesichert; eine zusätzliche eigene Bildsicherung wird derzeit nicht erstellt. Sicherungen werden nicht für den normalen Anwendungszugriff genutzt. Löschaufträge werden bei einer Wiederherstellung vor erneutem Zugriff nachgeführt. Der siebentägige Wiederherstellungszeitraum ist keine pauschale Zusage über sämtliche eigenständigen Anbieterunterlagen oder technischen Restkopien.
Rechnungen und Buchungsbelege werden, soweit gesetzlich erforderlich, acht Jahre aufbewahrt; empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen grundsätzlich sechs Jahre, Bücher und vergleichbare Unterlagen zehn Jahre, soweit solche Unterlagen bei uns anfallen. Der Fristbeginn richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben, regelmäßig dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Verlängerungen, etwa bei noch offenen steuerlichen Verfahren, bleiben vorbehalten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Notwendige Vertrags-/Annahmenachweise und anspruchsbezogene Korrespondenz werden während des Vertrags und anschließend grundsätzlich bis zum Ende der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren, gerechnet ab dem gesetzlichen Fristbeginn, eingeschränkt aufbewahrt; längere gesetzliche Pflichten oder ein konkreter laufender Streit bleiben vorbehalten. Allgemeine Supportanfragen ohne weiteren Aufbewahrungsgrund werden nach Abschluss regulär spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Projektinhalte werden nicht allein deshalb als Geschäftsunterlagen dauerhaft aufbewahrt.
8. Rechte und Beschwerden
Nach den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit vorheriger Verarbeitung bleibt unberührt.
Über Maßnahmen auf Anträge zur Ausübung von Betroffenenrechten informieren wir ohne unangemessene Verzögerung, grundsätzlich spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Soweit gesetzlich zulässig und wegen der Komplexität oder Anzahl der Anträge erforderlich, kann diese Frist um zwei weitere Monate verlängert werden; darüber und über die Gründe informieren wir innerhalb des ersten Monats. Eine erforderliche Löschung erfolgt ohne unangemessene Verzögerung; die Antwortfrist ist keine allgemeine Wartefrist für die Löschung. Bei Auftragsdaten unterstützen wir den zuständigen Verantwortlichen rechtzeitig bei der Erfüllung seiner Pflichten.
Bei Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir verarbeiten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht.
Wenden Sie sich an [email protected]. Bei Projektinhalten unterstützen wir den zuständigen Verantwortlichen, statt ohne Berechtigung über fremde Inhalte zu verfügen. Wir prüfen die Identität verhältnismäßig und verlangen keine unnötigen Ausweiskopien.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für unseren Standort ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) zuständig; Kontaktinformationen sind unter www.ldi.nrw.de erhältlich.
9. Erforderliche Angaben und automatisierte Entscheidungen
Ohne E-Mail-Adresse und erforderliche Kontoangaben können wir keinen Agenturzugang bereitstellen; ohne erforderliche Rechnungs-/Zahlungsangaben kein bezahltes Abonnement. Welche Projektinhalte benötigt werden, legt die anfragende Agentur fest. Unzulässige oder nicht erforderliche Daten sollen nicht eingereicht werden.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Automatische technische Datei-, Zugriffs- und Kapazitätsprüfungen dienen der Bereitstellung und Sicherheit des Dienstes.